訪問看護の損益計画の作り方｜売上・人件費・経費をゼロから積み上げる手順

「今月は入金が多かったから、たぶん大丈夫」。訪問看護ステーションの経営で、この感覚だけを頼りに走っている経営者・管理者の方は少なくありません。私たちUPDATEは訪問看護に特化した経営支援を行っていますが、ご相談の入り口でいちばん多いのが「数字を見ていないわけではないけれど、計画がない」という状態です。ここでは、訪問看護の損益計画をゼロから組み立てる手順を、売上の立て方から経費項目の洗い出し、毎月の振り返り方まで順にお伝えします。

「なんとなく黒字」で回している事業所ほど危ない

訪問件数は前月より増えた。通帳の残高も減っていない。だから経営は回っている——そう考えているうちに、賞与の支給月と社会保険料の納付が重なって、一気に資金が細る。訪問看護ではよくある展開です。

厄介なのは、訪問看護の入金がサービス提供のおよそ2ヶ月後になることです。今月の訪問がどれだけ増えても、その分が入ってくるのは2ヶ月先。逆に言えば、稼働が落ちた月の痛みも2ヶ月遅れてやってきます。損益計画がないと、悪化に気づくのが「通帳が減ってから」になってしまう。ここが、どんぶり勘定のいちばん怖いところだと考えています。

逆に、計画を一度でも紙に落としてしまえば、「今月は計画に対して訪問が30件足りない」という形で、資金が減る前に気づけます。精度の高い計画を最初から作る必要はありません。粗くても、置いた数字があることのほうがずっと重要です。

売上は「訪問単価 × 訪問件数」にしか分解できない

訪問看護の売上は、どこまで細かく見てもこの2つに行き着きます。だから計画も、この2つを置くところから始めましょう。

訪問単価は、医療保険か介護保険か、訪問時間、加算の取得状況によって変わります。ここは推測せず、直近3ヶ月の請求実績の総額を訪問件数で割ってください。自事業所の平均単価が出ます。この数字を出したことがない、という事業所は実際にかなり多い印象です。

件数のほうは、常勤看護師1人あたりの月間訪問件数で置きます。仮に平均単価8,500円、常勤1人あたり月80件と置くと、1人あたりの月商は68万円。常勤5名体制なら月340万円が売上計画の土台になります。ここに非常勤の稼働を足していく形です。

この置き方の良いところは、目標が「月340万円」ではなく「1人月80件」という現場の言葉に翻訳されることです。スタッフに共有できるのは、金額よりも件数のほうだと感じています。

人件費は、給与の額面だけを見ていると必ず外れる

損益計画でいちばん狂いやすいのが人件費です。理由ははっきりしていて、額面の給与だけを積み上げてしまうからです。

会社が負担するのは給与だけではありません。社会保険料の会社負担分、いわゆる法定福利費が給与のおよそ15%乗ります。さらに賞与。月給35万円のスタッフで試算してみます。

• 月給 350,000円
• 法定福利費（約15%） 52,500円
• 賞与 年2ヶ月分 700,000円 → 月あたり約58,300円、法定福利費を含めて約67,100円
• 合計：月あたり約47万円

額面35万円のつもりでいた人件費が、実際には47万円。5人いれば月に60万円、年間で700万円以上ずれます。この差が、計画と実績が合わない原因のかなりの部分を占めています。

加えて、通勤手当、退職金の積立、健康診断の費用も人にかかるお金です。細かく分けるより、「1人雇うと月いくらか」を一本の数字で持っておくほうが、増員の判断がしやすくなります。

採用費を「突発的な出費」のままにしない

人材紹介会社から届く請求書を見て、その月だけ気持ちが沈む。そんな経験のある方は多いと思います。看護師の紹介手数料は理論年収の20〜30%程度が相場で、年収450万円なら90万〜135万円。1人採用するたびに、その人が1〜2ヶ月かけて生む売上が消える計算になります。

ただ、これを「想定外の出費」として扱っているうちは、いつまでも計画が合いません。年間3名の採用を見込むなら、300万円前後を最初から年間の経費に載せてしまう。そのうえで「この300万円をどう減らすか」を別のテーマとして考える。順番はこちらだと考えています。

計画に載せた瞬間、採用費は自社の求人や紹介制度への投資判断と並べて比較できるようになる。何もしなければ毎年出ていくお金だと分かれば、自力採用の仕組みづくりに時間を割く理由もはっきりしてきます。

事務所と移動にかかるお金は、意外なほど読める

家賃、駐車場代、車両のリース料と保険、自転車、通信費、電子カルテの月額利用料。この手の固定費は、毎月ほぼ同じ額が出ていきます。裏を返せば、いちばん計画に載せやすい項目です。契約書と直近の通帳を並べれば、半日で洗い出せます。

一方、ガソリン代や駐車場の実費は訪問件数に連動して増えていく費用です。ここを固定費と一緒に扱ってしまうと、件数が伸びた月に限って「なぜか利益が思ったより残らない」という現象が起きます。車両1台あたりの月間ガソリン代を実績から出しておいて、増員や車両追加のときに一緒に増やす。この一手間で、計画の精度がかなり上がります。

抜けやすいのは、小さな経費と減価償却

衛生材料、事務用品、研修費、書籍代、税理士や社労士の顧問料、システムの利用料、広告費。ひとつずつは数万円でも、積み上げると月30万円を超えていることがあります。過去1年分の元帳を勘定科目ごとに眺めて、月平均を出しておくのが確実です。

もうひとつ、見落とされやすいのが減価償却です。訪問用の車を現金で3台買った年に「今年だけ大赤字」に見えてしまい、翌年は逆に良く見える。これでは経営判断ができません。取得価額を耐用年数で割って、毎月の費用として計画に配分してください。車も電子カルテの初期費用も、使う期間にわたって少しずつ効いてくる費用です。

ここまで置けば、売上から人件費・採用費・固定費・その他経費・減価償却を引いた形で、月ごとの損益が並びます。訪問看護の損益計画は、これで一度完成です。

計画は、立てた後のほうが本番になる

作った計画をそのままファイルに閉じてしまう事業所は、かなり多いです。もったいない。損益計画の価値の大半は、毎月の予実管理にあります。

やることはシンプルで、月末に計画と実績を横に並べ、差がどこで出たかを見るだけです。売上が届かなかったのか、経費が超えたのか。売上なら、単価が落ちたのか件数が落ちたのか。ここまで下りると、次の月に何をするかが自然に決まります。

毎月追う指標は、訪問件数・平均単価・人件費率の3つで十分だと考えています。管理者が1人で30分あればできる分量です。そして、3ヶ月続けて同じ項目がずれるなら、現場ではなく計画のほうが間違っている可能性が高い。そのときは遠慮なく計画を引き直してください。年度の途中で計画を直すのは、失敗ではなく運用です。

数字が悪いのではなく、数字が見えていないだけかもしれません

ここまでの手順を実際にやってみると、「そもそも自事業所の平均単価を出したことがない」「人件費率を計算したことがない」というところで手が止まることがよくあります。経営が悪いのではなく、判断に使える数字がまだ手元にないだけ、という状態です。

UPDATEのマネジメントコーチでは、月1〜2回の定期ミーティングで、こうした経営指標の見える化から一緒に着手しています。訪問単価と件数、人件費率を毎月同じ形で追える状態を作り、そのうえでどこに手を入れるかを決めていく進め方です。赤字が続いていた事業所が、3ヶ月で黒字に転換した例もあります。もちろん取り組んだ内容や前提条件は事業所ごとに異なりますので、同じ経過をたどるとは限りません。

損益計画をこれから作る方も、作ったものの回し方に迷っている方も、まず何から手をつけるべきかを整理するところからで構いません。無料のマネジメント相談で話してみる